La conservazione elettronica dei documenti fiscali è una procedura molto delicata e necessità di alcune regole da rispettare. Infatti sono attive delle modalità da dover assolutamente seguire per non incappare in problematiche future. Ecco quali sono tutte le procedure da rispettare.

 

Conservazione elettronica dei documenti fiscali: ecco come procedere

 

La conservazione elettronica è molto importante, soprattutto ai fini fiscali. Questo tipo di provvedimento viene effettuato per poter abbattere i costi di un archivio cartaceo: gestire ancora un archivio in questa maniera rischia di portare via molto tempo e molto denaro, visti i costi di manutenzione. Ma questo può essere anche determinato dalla scelta di non effettuare più spese per un archivio supplementare, visto che non tutte le aziende hanno lo spazio necessario. Esiste una normativa che obbliga a conservare i documenti per dieci anni, dunque è necessario iniziare a creare un archivio informatico. La memorizzazione su supporti digitali è regolamentata dal Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004.

 

Differenza tra conservazione elettronica e archiviazione

 

Prima di capre come procedere, è necessario fare una distinzione tra conservazione e archiviazione. Infatti la conservazione prevede la memorizzazione di tale documento su un supporto ottico e l'apposizione di una marcatura temporale in cui c'è un’impronta, necessaria per la validazione del documento. L'archiviazione è il processo di memorizzazione, solitamente con un file elaborato in formato pdf. Questo processo non è regolamentato dalla legge, ma ovviamente al momento della conservazione elettronica è necessario rispettare determinate normative. L'apposizione della firma digitale o dell'impronta diventa dunque un passaggio obbligatorio per poter avere una documentazione regolamentare. Quando si crea un archivio digitale, dunque, è necessario avere le idee ben chiare, per poter evitare qualsiasi tipo di problema in ambito giudiziario.

 

Formato e marcatura temporale

 

Come abbiamo visto, la marcatura temporale è un segno molto importante per poter validare il documento. Questo procedimento cristallizza l'atto nel tempo, in modo tale da renderlo praticamente immodificabile. Anche la scelta del formato è molto importante quando si procede all'archiviazione digitale: In primo luogo il formato non deve essere proprietario, nel senso che non deve esistere un solo software in grado di leggerlo. Solitamente scelto il PDF in modo tale da renderlo leggibile a chiunque. Il documento deve essere necessariamente di pubblico dominio ovvero può essere aperto con un programma in commercio. inoltre deve essere standard, ovvero approvato da organismi internazionali.

 

Quali sono i documenti fiscali da conservare in formato elettronico?

 

Dopo aver visto il procedimento di trasformazione dei documenti fiscali, ecco quali sono quelli che devono essere assolutamente conservati. I registri Iva, le fatture, i documenti di trasporto e i libri contabili devono essere assolutamente conservati: la valenza fiscale di questi documenti è molto importante. Tutti i documenti cartacei devono essere dunque trasformati in PDF e memorizzati su un supporto ottico prestabilito. Come già visto, è necessario avere un'impronta digitale, in modo tale da validare il documento ai fini di legge. Anche la conservazione deve essere effettuata per dieci anni, prima dell'eliminazione totale.