Quando si ha tra le mani un’azienda, sia essa di un commerciante, di un artigiano o di un piccolo imprenditore si rende necessario tutelare i propri interessi.

Tra le scelte importanti è stata inserita da poco la possibilità di avvalersi di registrazioni (in maniera assolutamente legale) attraverso le telecamere di sicurezza, anche se questa opportunità è consequenziale ad alcune norme, recentemente introdotte dal Jobs Act.

Chiunque voglia avvalersi di questa possibilità deve quindi:

• Informare i propri dipendenti e far firmare loro l'informativa della privacy contenente tutti i riferimenti e la motivazione dell'utilizzo dei sistemi;
• Esporre all'interno degli ambienti sorvegliati, cartelli ben visibili che informino i dipendenti e gli eventuali visitatori della presenza dell'impianto di registrazione video;
• Scegliere all'interno del proprio team lavorativo, un responsabile della gestione dei dati sensibili;
• Se si dovesse scegliere di conservare le immagini registrate, esse possono essere tenute in archivio per un tempo massimo di 24 - 48 ore;
• Le telecamere posizionate devono evitare di riprendere i dipendenti in modo unidirezionale;
• utelare i dati raccolti attuando le dovute precauzioni affinché l'accesso sia consentito solo a coloro che sono autorizzati a trattarli.

La sentenza n.43316 ha ribadito che l’installazione di un sistema di sorveglianza sul posto di lavoro deve essere preventivamente autorizzata dall’Ispettorato dal Lavoro o deve essere autorizzata da un particolare accordo con i sindacati ed è perciò che la mancanza di questa autorizzazione causa quindi la responsabilità penale del datore di lavoro per violazione della privacy. Gli impianti perciò possono essere installati solo dopo la ricezione dell’autorizzazione poiché anche la sola presenza delle telecamere, per quanto spente o inattive, necessita di previa accettazione della richiesta.

In vista di queste premesse, anche se la necessità di tutela dei propri interessi è impellente, va a scontrarsi, come è giusto che sia, con la difesa della riservatezza e la garanzia di privacy dei dipendenti. Ed è per questo che non adempiere a tutte le normative previste dal Codice in materia di protezione dei dati personali è un grosso rischio per l'azienda e prevede sanzioni decisamente esose, senza contare le implicazioni connesse alla reputazione aziendale che l'imprenditore perderebbe in poco tempo a fronte della credibilità acquisita nel corso di diversi anni.

Il cardine imprescindibile su cui si basa, dopo il Jobs Act, l'utilizzo dei sistemi di controllo dei dipendenti è la tutela dell'azienda, connessa anche alla sicurezza sul posto di lavoro o a esigenze di controllo della produzione ma si vieta espressamente ad esempio di installare sistemi di videosorveglianza in bagni, spogliatoi o altri luoghi simili per i quali già in passato il garante della Privacy si è espresso negativamente.

Dopo perciò aver raggiunto l'accordo con le rappresentanze sindacali (o se lo stesso non è stato raggiunto ci si può rivolgere alla direzione territoriale del lavoro per il rilascio dell'autorizzazione) si potrà procedere all'installazione che deve però seguire come abbiamo già visto dei processi ben precisi poiché deve essenzialmente mediare tra la salvaguardia del proprio patrimonio aziendale e la garanzia della custodia della privacy dei dipendenti dell'azienda stessa.

In sostanza quindi, è opportuno valutare con attenzione le possibili implicazioni che un sistema di video sorveglianza potrebbe avere, agendo di concerto con le rappresentanze sindacali per tutelare contemporaneamente benessere aziendale e riservatezza dei lavoratori.